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项目管理过程中如何控制范围蔓延？
当增加内容或更改项目的请求出现时，回应说“好”可能只是一种机械反应。然而，额外的工作可能会迅速增加，并将你的项目带入范围蔓延的可怕境地。当客户向项目添加现有工作范围之外的新规定、任务或可交付成果时，范围蔓延就发生了。这些不可预见的变化可能会导致错过截止日期、经济损失、增加时长和预算，以及客户不满。
当可交付成果没有明确定义，利害关系人没有参与或提供支持，或者任务比最初认为的更复杂时，项目就可能面临范围蔓延的风险。项目范围的适当管理是成功的客户-顾问关系的一部分。遵循以下六个技巧，可以做好项目范围内的工作，防止范围蔓延。
1、没有合同就不要开始工作
在项目开始阶段，明确定义的书面合同是设定期望的重要组成部分。在开始工作之前，记录项目的细节，这有利于识别和管理范围蔓延。
讨论可交付成果、时间表、里程碑以及你与客户的职责。合作勾画出清晰的行动计划，这有助于双方实现项目目标。收集需求清单时，一定要与所有利害关系人进行沟通，确保没有任何客户期望受到忽略。
用于项目范围的最方便的工具之一是项目管理系统。在8Manage PM项目管理系统，可将立项沟通过程的文档：合同、协议、项目说明书文件、对外会议纪要等，上传到系统进行统一管理，作为未来项目决策的文档基准。
2、永远要有备用计划
项目开始到结束很少会没有小问题。你要准备一个备用计划，这是初步准备的一部分。定义解决范围蔓延的流程：讨论谁负责审查和批准变更请求或添加的内容，项目时间线的延长限制，以及与额外工作相关的成本。
在开始项目之前进行这些沟通有助于避免未来可能出现的尴尬互动，确保客户注意到你的时间，确保你的补偿金得到控制。
3、安排启动会议
一旦有了详细的工作范围和备用计划，就要召开启动会议，从而开始你的项目。启动会议允许你在项目开始前召集所有项目利害关系人，进行最后一次审查。在会议期间，审查角色和责任、项目里程碑，并定义检查和报告项目状态的过程。
你可以使用8Manage PM项目管理系统拆分WBS任务计划，细分项目的管理颗粒度。8Manage时刻跟踪原计划时间，最新的计划时间与实际完成时间，如有任何时间差异都会实时预警，方便项目人员更方便快捷地管理项目时间和及时发现问题。
4、优先与客户沟通
到最后，你要对所有项目工作负责。如果范围发生了变更，带头与你的客户会面，讨论变更如何适应整个项目，以及变更如何影响时间安排。提供你的专业意见，共同做出决定，并实施行动方案。
5、必要时说不
有时，可能会出现明显不会为项目增加价值的变更请求，该请求甚至可能会长期对你的工作产生负面影响。在这种情况下，你可以拒绝。向客户清晰阐明你的情况，并讨论最佳解决方案。
如果客户决心要进行特定变更，可以考虑将变更请求汇编成单独的项目，你可以在当前项目完成后开始。这会让你坚持目前的协议，而不是不断地更改。
在项目整个过程，8Manage 项目管理软件会自动跟踪需求的审批与接收情况。任何需求的更改都要经过严谨的变更控制流程以确保项目的顺利进行。此外，8Manage 还提供实时显示组件功能以有效地显示和分析所有需求管理的信息。
6、保持开放的心态
当客户向你提出额外的请求时，先提醒他们你最初的工作范围是什么，然后给他们两个选择。你可以增加申请的工作，但要增加额外的费用，你也可以继续执行商定的工作范围。这会给客户一个简单的选择，而你不会失去时间和补偿金。
最后的话
范围蔓延会带来紧张的工作环境，剥夺做你喜欢的事情的乐趣。花点时间开发一个定义良好的项目，制定一个备份计划，并与你的客户持续沟通，主动管理范围蔓延的最初迹象。
