新闻与资讯
如何在项目管理中处理资源超负荷问题
在项目管理的背景下，资源是指有助于完成项目活动的任何实体。大多数项目资源执行工作，包括人员、设备和承包商等实体。但是，资源的概念（以及本文中介绍的资源管理技术）也可以应用于不执行工作但必须可用才能执行工作的实体，例如材料、现金和工作区。本文重点介绍大多数组织最关心的资源——人员。资源计划的目的
在为项目制定详细的进度表之后，还有一个棘手的问题：在需要时，是否有根据进度表执行项目所需的资源？在制定每个项目进度表的过程中，估算活动持续时间时应考虑资源的平均可用性。
不过，此估算过程不能保证所有项目和非项目分配的给定资源（人员或功能组）的总工作量在未来任何时期都不会超过该资源的可用性。当发生资源超负荷时，人员会承受不必要的压力，项目活动会落后于进度表。生产的可交付成果的质量也可能会受到影响。因此，资源计划的目的是预见资源超负荷，维护人员和项目的利益，解决超负荷问题。
预见资源超负荷的方法范围
在特定的未来时期预见特定资源的超负荷，为应对这项挑战而采取的方法，取决于组织同时承担的项目数量以及在多个项目之间共享人员的程度。
如果组织一次只执行很少的项目，或者每个人一次只致力于一个或两个项目，那么可以采用“捷径”。最简单，可能也是最有效的捷径是：给每个人提供一份新制定的项目进度表副本，只显示此人将会参与的活动，同时要求此人将进度表与他们的个人日历和其他工作承诺（包括他们可能参与的其他几个项目的时间表）进行核对，并报告任何明显的冲突。这种方法的关键在于让每个人有机会发现自己的超负荷。
如果组织在大量同时进行的项目中共享资源（个人或团体），那么预见资源超负荷的捷径是不够的，还需要“综合方法”。该方法必须捕获与资源参与的所有项目相关的工作量。
预测资源超负荷的综合方法
流行的项目管理软件系统大多数都支持“综合方法”，下面以8Manage PM为例为你讲解：
综合方法的第一步称为“资源加载”，它发生在每个新项目的计划过程中。对于项目进度表中的每个活动，估算执行活动所需的每种资源的数量（人力资源通常以工作时间衡量），并将其输入到8Manage PM项目管理软件系统中。
因此，我们可能估计，一项名为“开发计算机代码”的活动需要员工A约30个工时，需要“计算机程序员”组120个工时的努力。由于估算是附加在活动中的，因此8Manage PM项目管理软件可以根据活动的计划开始日期和完成日期确定何时需要资源。
换句话说，我们现在对每个资源（例如，员工A和计算机程序员）的资源需求或工作量进行阶段性预测，也有必要并且有可能估算和输入项目级工作（例如项目管理）的资源需求以及每个资源的非项目工作（即正在进行的后台流程工作量）。
下一步是定期执行，并且必须集中在项目组合级别，而不是在项目级别执行。对于每种资源，8Manage PM项目管理系统内所有项目（以及非项目工作量）的阶段性资源需求都经过汇总。其生成的“资源配置文件”可以以图形和/或表格格式显示。通过将每个资源的总工作负载预测与资源的计划可用性进行比较，特定未来时期的超负荷就会变得非常明显。
上述描述让过程听起来比实际要容易，但也存在一些挑战：
● 开发、维护并在所有项目中应用识别组织资源的标准方法。
● 培养能力、信心和纪律，估计所有项目的所有活动的资源需求。
● 建立集中化的基础设施，支持所有项目中总资源需求的累积和分析。
解决预期的资源超负荷问题
一旦预见到特定资源在特定未来期间超负荷，那么就必须采取明确的措施来解决超负荷问题。此操作将涉及在超负荷期间增加所需资源的计划可用性和/或减少计划的工作量。增加计划资源可用性的常用方法包括：
● 如果超负荷严重且长期，请将资源分析用作寻求批准雇佣额外人员的理由。
● 计划使用加班时间。
● 计划雇用临时人员来补充资源组。
● 重新安排休假、培训等
减少资源工作量的常用方法包括：
● 重新分配项目或非项目工作给其他人。
● 外包工作。
● 取消或推迟低优先级项目的启动。
● 推迟选定活动的启动。
流行的项目管理软件系统大多数提供用于选择/建议活动延迟的算法。通常，这些算法通过选择优先级最低的项目中的活动开始，这些活动可以在不影响项目的计划完成日期的情况下进行延迟（即活动较为宽松）。
比如8Manage PM可以生成有关资源分配以及每个人的任务进度的报告，方便你审查工作负载分配，以监控生产力KPI（例如产出和实际工作量），以使项目重回正轨。
如果上面列出的方法不能解决超负荷问题，那么在经过授权的情况下可以选择以下方法（在可能的情况下应避免使用）：
● 缩小一个或多个项目的范围。
● 延长一个或多个项目的期限（计划完成日期）。
解决资源失衡的关键在于能够预测失衡。上面列出的大多数方法都需要提前做决定和准备，以便在需要时实施。
实际上，你无需预测和解决资源超负荷问题。很少有组织尝试这样做，因为超负荷总是能自动得到解决。坏消息是，如果你无法解决超负荷问题，那么默认解决方案几乎总是未授权应用上述两个选项中的一个或两个，这两个选项应该避免，也就是说：
● 有些项目中的一些工作永远无法完成，和/或
● 有些项目要晚一些才能完成。
如前所述，项目人员将承受不必要的压力，这主要是由于组织的项目管理系统不适当所致。使用正确的在线工具，你可以控制、准确地计划、监视和报告资源。8Manage PM是基于实时数据的项目管理软件，可为你提供引导项目成功完成所需的功能，立即申请免费演示。
