如何克服和避免项目延期？
意外延期是项目管理中最常见的问题之一。一项调查显示，不到50%的企业表示他们会按时完成项目。另一项调查显示，近一半（46%）的项目经理表示，在项目截止日期前完成任务是他们面临的最大挑战之一。
以下是最常见的延期原因：
○ 项目范围的变更
○ 资源不可用
○ 时间线规划不当
○ 目标和可交付成果在项目约束范围内是不现实的
○ 外部供应商没有按时交付
○ 项目利害关系人之间的沟通无效
○ 不可预知的外部变化，如灾难
项目延期的影响
项目延期会导致一系列问题，其中一些问题可能不会立刻显现出来。
延期会增加项目成本。每延期一天，就会多花一天的时间支付没有计入预算的人力和其他资源。毕竟，时间就是金钱。不过，还有其他成本需要考虑。
学习如何有效进行项目时间管理
你的公司在客户和其他利害关系人中的声誉可能会受到损害，更不用说你在老板心目中的声誉了。如果你的项目延期，你可能会占用其他地方需要的资源，从而导致其他项目的延期。如果延期足够严重，整个项目就会崩溃并导致项目失败。
显然，延期是最好避免的，但这有可能吗？在很大程度上，有可能。虽然你不能避免每一次延期，但你肯定可以采取措施让你的项目保持在正轨上，并减轻延期所造成的损害。
以下是如何克服和避免项目延期的步骤：
1、为你的项目设定现实的目标
设定现实的目标可能是决定你是否能按时完成项目的最大因素。有时候，人们很容易设定雄心勃勃的目标，要么是为了给人留下好印象，要么是因为客户希望如此。记住，少承诺多兑现比多承诺少兑现要好得多。
好的目标：
◇ 现实——我们能否在分配的时间和资源下完成这个目标？
◇ 清晰——我们确切知道被要求做什么吗?大家都明白吗？
◇ 可衡量——是否有可量化的指标，我们可以用它来判断每个目标？
2、定期召开团队会议
在项目开始时，召集团队就项目愿景进行沟通。确保每个人都理解自己的角色以及整个项目的目的。强调你在项目计划中设定的关键里程碑，并解释成功的基准。学习如何成功地建立项目里程碑，并花时间讨论项目的目标，如果有必要，说明如何度量这些目标。
3、收集正确的资源
当涉及到财政资源时，几乎可以肯定的是，你的预算是有限的；评估预算金额是否能真正覆盖项目成本，然后在开始时进行调整或者获得额外的资金。
你最重要的资源是与你一起工作的人。评估你的团队的组成，看看你是否有足够的人员来按时完成项目，以及这些人是否都具备必要的项目管理技能。
如果没有，你需要更新你的项目计划，考虑添加团队成员、提供培训或外包以弥补差距所需的时间和金钱。
不要忽视你的项目所需的物质资源。办公空间、电脑、打印机和软件等东西都很重要，你不能想当然地认为它们随时可用。
4、仔细安排
项目进度表不仅仅是一个时间表。它是一份全面的文件，详细说明了完成每项任务所需的项目时间表和组织资源。
创建项目时间表，需要将项目划分为独立的任务和活动，项目的各个阶段，确定依赖关系，排列活动的顺序，然后评估每项任务所需的资源和持续时间。项目团队的每一名成员应能随时获得时间表。
5、跟踪和衡量进度
数据收集是项目成功的关键。设定良好的目标很重要，但如果你不收集数据来跟踪和衡量项目朝着这些目标的进展，从而增加项目的透明度，那么设定良好的目标就没什么用了。
你必须拥有跟踪任务完成情况、质量和预算的系统。定期看看你的团队是否达到了目标。
6、预测
项目管理中的预测包括在给定点上对项目的当前状况进行评估，并根据现有数据进行推断，预测项目结束时的结果。
在项目开始的时候，没有足够的数据进行准确的预测，所以预测应在项目至少完成25%的时候进行。
预测将项目风险考虑在内，并根据时间、成本、质量或这些因素的组合进行预测。如果你的预测显示你偏离了目标，你通常可以在项目延期之前抓住机会进行修正。
如果你发现阻止延期已经太晚，你可以采取一些措施来减缓延期的严重程度。
了解当项目延期时该做什么
无论你计划和执行得多么好，意外的延期还是会偶尔发生。团队成员生病、供应商错过最后期限、客户更改项目参数等等，这些事情都不是你能控制的，但你可以决定如何应对延期。
1、召开团队会议了解延期的原因
一旦你的项目明显要延期，请召集你的团队制定策略。在这一点上，必须牺牲一些东西：时间、金钱和/或项目可交付成果。
确定完成项目需要多长时间，以及需要多少成本，列出延期对预算的影响。
在预算范围内，找出你的团队在最初的截止日期前能够完成的任务。一旦团队确定可能交付的内容，你就可以告知你的客户并提出新的选项。
2、按优先级列出任务
在决定调整计划后，你需要在看板的帮助下对任务进行优先排序。重新评估你所制定的原始项目计划，看看哪些任务已经完成，哪些可以删除，哪些可能需要在团队的优先级列表中上移或下移。
3、设立新的截止日期
如果项目的最佳选择是更改截止日期，那么请为项目计划中的每个任务设置新的截止日期和基准。正如上面所讨论的，考虑到你所经历的延期和团队的能力，请确保新的截止日期符合现实情况。
4、沟通
让你的团队知道每一次延期、计划的变更和客户期望的变更。在项目中使用任务管理，这样团队的每个成员都应该能够看到任务何时到期，以及即将到来的主要的截止日期。不要忘记和你的客户沟通。
他们肯定会因为延期而感到有压力(纵然是他们要为此承担责任)，清晰可靠的沟通有助于缓解情绪并保持业务关系。
通过在项目管理中的有效沟通，你可以确保每个人都能保持一致，并减少由于误解而导致的延期。
使用项目管理软件避免项目延期
如果你是一名项目经理，依靠电子表格和日历提醒来坚持计划并避免延期，你可能会非常有压力。
使用现代项目管理软件，如8Manage PM项目管理软件，可以简化项目管理过程，让整个团队对过程可见，有助于避免昂贵的延期.
该项目管理软件能够实时和随时掌握项目真实情况并及时知道偏差。无论项目发生了什么变化、项目成员做了什么，所有项目信息都会被如实追踪记录。
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