新闻与资讯
如何在8MSaaS采购云平台进行采购订单跟踪管理？
随着企业的发展，业务不断扩大，需要采购的材料也越来越多，但公司的订单交易数据经常出现混乱错误等问题，这对公司的收益产生非常大的消极影响。比如，某家公司的跟单员，不但要做进度跟踪，还要做对账单，而且还要核对单价，熟悉此种情况的人都明白，做着重复的工作，容易造成订单错乱、交货不及时或者已交货并没有结算货款等情况。而这些情况，单靠纯手工管理或者普通的进销存系统去记录信息，是远远不够的。
为了能够更有效地管理采购订单并能及时跟进，越来越多的中小企业使用专业的云端采购管理系统来处理。下面以8MSaaS SPM采购管理软件为例，看看一款便捷好用的管理软件怎么帮助企业解决订单跟踪管理问题。
8MSaaS SPM采用云端部署方式，支持从采购申请到付款整个采购过程的管理，所有信息都是共享和及时响应，一切在你的采购过程中完全控制和可见。
1、采购申请
采购请求，是采购业务的起点，企业内部提出采购申请，生成采购订单。
8MSaaS SPM采购订单可以由采购人员手动添加，也可以从采购计划直接生成。从采购计划生成采购订单时，系统会将数据自动带过来，无需进行二次录入，节省人工成本。
8MSaaS SPM采购订单基本信息页面
2、采购审核
采购订单是整个采购业务的核心，通过采购订单可以跟踪采购的整个业务流程。
为了避免采购订单出错，采购订单生成后需要有上级人员去审核，审核完毕后才能真正发起采购。8MSaaS SPM可以根据预设的审批流，对采购订单进行分阶段提交审批。
当采购订单通过审批后，8MSaaS SPM会以PDF形式打印出来寄给供应商。若此供应商还有其他采购订单，采购员可以合并同一供应商的其他订单，一并寄出。
3、采购到货
采购到货，是采购订单和采购入库的中间环节，确认供应商所送货物的数量、价格和金额等信息，确认后传递到仓库。
在8MSaaS SPM直通式采购环境下，供应商可在线审核采购订单并确认，在此订单上创建发货安排。
收到供应商发来的货品后，相关人员查看采购订单信息，了解收货数量与采购数量是否存在偏差，记录在系统内，做到有依可循。相关人员登记收货清单，包括收到的货品数量、需退货的数量及采购维保期，提交上级进行收货确认。
收货确认后，8MSaaS SPM将实时更新库存信息，采购人员、库房人员可实时查看到具体仓库该产品的库存情况。系统还提供库存报表，以便查看整个集团企业的库存管理情况。
4、采购质检
不少企业对货品的质量检测主要依赖有经验的员工的主观判断，8MSaaS SPM提供质量检测模版，方便人员从不同维度对货品质量进行检测，从而确保货品的及格率。
质检报告可以打印出来，方便仓管人员查看。整个收货入库及质检确认过程，相关人员在同一平台协同操作，所有信息公开共享，从而大幅度提高收货入库的效率及保障采购材料的质量。
5、采购退货
若质检不通过，需退货，仓管人员可直接在系统内生成退货单，填写退货数量及相关信息。同时，退货数量将直接影响供应商的绩效考核，这也在一定程度上督促供应商提供优质的货品。
6、采购开票
当电子采购订单确认后，供应商根据此采购订单的付款条件自动生成电子发票，系统会把此电子发票自动发给企业的采购负责人。
同时，此电子发票的审批流程马上触发，审批通过后，系统会自动把已审批的付款申请发送给供应商。
收到供应商发票后，采购方就可按付款安排分期对供应商付款。
7、采购结算
不同类型的材料有不同的付款周期。有些材料采购，需要100%预付款；而对长期合作的赊销，款期则相对较长，收到供应商发票，确认后方进行付款。同时，付款请求需经各级领导审批。
在系统同一页面，采购人员能够实时追踪到应付金额、已付金额，资金去向清清楚楚。另外，系统提供报表方便领导层了解所有付款请求情况。
采购订单、销售单与付款既可以由每个分子公司分别管理，也可以由整个集团统一管理。
没有信息化采购管理软件，每天成百成千的订单，可以想象需要多少人力资源、需要花费多少运营成本。采购作为企业重要的环节之一，对于采购订单的实时追踪和管理能够提升企业的精细化管理水平，提升效率。选择8MSaaS SPM管理跟踪采购订单，减少工作量和成本，同时提高交付可靠性，快来申请免费试用吧！
