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单模块SaaS带来的竞争力
项目管理的改变可带来的新竞争力

市场上的项目管理工具是采用由各活动组长填写电子计划表后经人手集成的信息采集的旧模式。 当有 20 人的项目团队用微软 Project, 而每人平均有 10 个活动,这就等于有 20 张不同的表格而每张表格有 200 行,即使数据超出必要的 19 倍,但只要每个项目成员都及时和不隐瞒地更新,这还是可以的。但是,当这 20 人 中有一个人不及时更新,或者因为利益冲突而故意隐瞒,其他成员因心里知道项目信息反正不真实便会竞相效尤,从而使项目信息大话不断, 且大话建立在大话之上而让项目经理无法追本溯源去辨真伪。 因此,市场上有不少项目由完成 90% 突然回到完成 50%,原因是其项目信息一直非真实但又无法核实。


任何管理方法若不能令人诚实(KEEPING PEOPLE HONEST)都是失败的。今天项目只要到了中级的复杂程度(如有超过 20 个成员或 100 个活动) , 其信息便会开始超出团队的记忆能力的范围, 从而有机会产生大话不断,导致项目超时及超资。


8MSaaS PM 采用了自动柜员机 (ATM) 交易系统的信息捕获及发送模式,彻底地改变了微软 Project 所采用的旧模式。新模式的工作量非常大,因为它涉及项目范围、时间、成本、 质量、人力资源、沟通 、采购、 风险及集成的信息的实时捕获及发送,但新模式能给到项目经理追本溯源的能力。

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如何管好技术型项目提升新竞争力

技术型项目进度项目软件

如果技术型项目的范围、时间、成本、 质量、人力资源、沟通 、采购、 风险及集成(9 大领域)管理做得不到位, 最终会在项目时间及成本反映出来的。当然,这不是说管理技术型项目要等到超时或超资发生了才去管好 9 大领域。但由于管理 9 大领域的复杂性大,所需精细化管理程度高, 并且 9 大领域中有 7 大领域做得不到位的后果不会立刻显现出来。 因此,绝大部分项目经理是需要知道其管理对项目时间或成本的影响,才能体会其管理不到位的地方。 故项目管理工具必须能够第一时间侦察到项目的时间及成本的异常,才能真正帮助项目经理,使其及时追本溯源解决问题。

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一个项目的延迟是逐天发生的,如果项目由完成 90% 突然回到只完成 50%, 其项目管理工具的精细化是虚假的 。

项目的工作分解(WBS)一般是由数百个活动组成, 而最底层的活动会比其所属的中层或高层的活动所能影响的延迟还低。 因此,一个真正精细化的项目管理工具绝对可以在第一时间侦察到最底层活动的延迟,来降低其他活动竞相效尤以及减少由小延迟不及早处理而变成大延迟的机率。

一个项目由完成 90% 突然回到只完成 50%,中间必定有人为的欺诈。 因此,一个真正精细化的项目管理工具也必须要有以下防诈骗功能才会有效:

  • 项目计划与执行信息是实时不可分割地出现,令偏差第一时间一目了然
  • 系统自动计算每个最底层活动完成率范围,不容许最底层活动负责人虚报范围外的完成率
  • 系统自动计算每个非最底层活动的完成率, 不容许人工输入


总结:2010 年代不少项目失败是因为项目管理是一个精细化管理方法, 但企业错误地采用了非精细化(或只外表精细化)的工具。

如何管好合同项目来提升你的业务优势

8MSaaS业务项目管理优势

合同项目或业务项目是指受合同约束交付时间、成本及质量的项目,以下是最常见的合同项目的例子:

  • 按合同交付的项目型生产
  • 按合同交付的专业服务或外包服务
  • 按合同交付的工程项目
  • 受投资合同控制的并购后转型


合同项目与技术型项目有以下的不同:

  • 合同项目的时间和成本限制及质量的度量是比技术型项目的更严厉
  • 合同项目有必须满足的服务水平协议或其他条件与条款,且这些条款的罚款严重程度不同。故合同项目的管理工具必须有精准及实时的 KPI 度量能力,且第一时间能呈现出违反约定 KPI 的罚款金额,让项目经理可尽快补救
  • 合同项目有收款、收入确认及罚款,会影响其合同及机构的收入及利润

 

总结:

合同项目需要技术型项目的全部功能,但也需要:

  • 精准及实时的 KPI 度量及合同条件与条款在执行时的实时配对及罚款计算功能
  • 项目、合同及机构的实时管理会计

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如何令敏捷项目更上一层楼

敏捷项目管理软件


敏捷方法是把一个项目细分为 N 个每个少于 1 个月的时间箱项目,且每个时间箱项目的团队每天要有站立会议。它的好处是利用人脑能记得昨天每个时间箱项目的成员所答应过的东西,而不须完全依赖工具的项目信息来执行项目,这补救了项目信息不真实的问题。


但敏捷是一个由下而上的方法,等于一个大项目细分了 N 个时间箱项目后,过了一段时间这又可能变成 N+M 个时间箱项目。 而每个时间箱项目的完成时间,虽然一般都不会超过 1 个月,但是它是由小项目的团队决定。由于一般政府、证券、银行、电信、工程、生产、服务及行销类项目都必须由上而下约束时间及成本,故敏捷方法并非真正适用于上述类型的项目。敏捷真正适合的是市场变化大的新产品研发类项目。由于市场不停在变而新产品需求也每天在变,敏捷的时间箱项目会帮助团队集中精力去做已知的东西而降低不明朗东西带来的负面影响。


在未来 10 年或在 2020 年代,企业应采用能像 ATM 交易系统有真实信息的项目管理工具。企业若采用由下而上的敏捷方法,也应确保在必要时其敏捷工具能融合由上而下的管理方法。因为即使新产品研发项目的时间及成本限制没有合同项目那么严厉,但也会有产品能进入市场的时间及资金的局限。

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